以前からセキュリティ対策としてInformationGuard（IPB-7350）を利用していましたが、2024年を前に改正電帳法への対応を検討していたところ、後継製品（IPB-8555）に便利な機能があると紹介してもらい入れ替えました。
取扱い商品である菓子類は品目が非常に多く、取引先も多岐にわたる上に同じ商品でも取引先や数量によって価格が異なるという煩雑な仕組みのため、日々の請求業務や取引先からの問合せ対応にとても時間がかかっていました。
IPB-8555導入後、まず一番の課題だった見積書の保存方法見直しに着手。それまで営業担当者が紙やPCで各自保存していた見積書をストレージへの電子保存に一元化しました。その結果、事務担当者が過去の見積書を自分ですぐ検索できるようになり、営業担当者に都度電話で確認していたムダな時間を無くせました。手間とコストを大きくかけずに業務効率を改善できて良かったです。今後は請求書など他の帳票も順次電子保存へ切り替えていく予定です。